Goede communicatie begint niet bij beter praten,
maar bij eerlijker zeggen
Als de communicatie op de werkvloer niet lekker loopt, zoeken we de oplossing vaak in beter praten.
We plannen een extra overleg. Maken nieuwe werkafspraken. Sturen de leidinggevende naar een training gesprekstechnieken. Of spreken met elkaar af dat we vanaf nu toch echt wat opener en duidelijker gaan communiceren.
Klinkt logisch.
Alleen zit het probleem meestal niet in het feit dat mensen niet kúnnen praten. De meeste mensen kunnen dat uitstekend. Het probleem is dat ze lang niet altijd zeggen wat er werkelijk in hen leeft.
En zolang dát niet op tafel komt, kun je eindeloos blijven werken aan de communicatie. Dan leer je mensen vooral om dat wat ze toch al niet zeggen, iets beter te verpakken.
Communicatie op de werkvloer verbeteren: begin onder de woorden
Onder bijna alles wat we zeggen, zit nog iets anders.
Een behoefte. Een zorg. Een irritatie. Een angst. Een overtuiging. Of een aanname over wat de ander waarschijnlijk bedoelt.
“Maakt mij niet uit” kan bijvoorbeeld betekenen:
Ik heb wel degelijk een mening, maar volgens mij luisteren jullie toch niet.
“Doe maar wat jij wilt” kan betekenen:
Ik ben het er niet mee eens, maar ik heb geen zin in gedoe.
En “het gaat prima” betekent verrassend vaak:
Het gaat helemaal niet prima, maar ik weet niet of het verstandig is om dat hier te zeggen.
Wat er uitgesproken wordt en wat er werkelijk in iemand leeft, zijn dus lang niet altijd hetzelfde. Dáár ontstaat veel miscommunicatie. Niet omdat mensen de verkeerde woorden gebruiken, maar omdat de belangrijkste informatie helemaal niet wordt uitgesproken.
Dat weet je inmiddels waarschijnlijk wel. Alleen staat nergens in de Arbowet dat je daarvoor met z’n allen drie dagen in een kring op een schapenvelletje naar je jeugd hoeft te kijken.
Waarom zeggen medewerkers niet gewoon wat ze denken?
Omdat mensen niet alleen individuen zijn. We zijn ook roedeldieren.
We willen bij de groep horen. Geaccepteerd worden. Onze plek behouden. Niet worden buitengesloten, uitgelachen of als lastig worden gezien.
Dat oeroude mechanisme nemen we iedere ochtend gewoon mee naar ons werk.
Een medewerker voelt daarom haarfijn aan wat binnen een team wel en niet gezegd kan worden. Wie de toon bepaalt. Welke onderwerpen gevoelig liggen. Wie je beter niet kunt tegenspreken. Of fouten werkelijk besproken mogen worden en wat er gebeurt met iemand die een afwijkende mening heeft.
Daar is geen officieel protocol voor nodig. De ongeschreven regels van de roedel worden meestal binnen een paar werkdagen glashelder.
Misschien hangt er aan de muur dat iedereen zich vrij mag uitspreken. Maar als degene die een probleem aankaart vervolgens wordt weggezet als negatief, moeilijk of overgevoelig, weet de rest genoeg.
Dan houden mensen hun mond.
Niet omdat ze niets te zeggen hebben, maar omdat zwijgen binnen die roedel veiliger voelt.
Sociale veiligheid bepaalt wat er werkelijk gezegd wordt
Open communicatie ontstaat niet doordat je tegen medewerkers zegt dat je deur altijd openstaat.
Mensen spreken zich uit wanneer ze erop vertrouwen dat ze daar niet voor worden afgestraft. Dat hun woorden serieus worden genomen. Dat een fout niet meteen tegen hen wordt gebruikt. En dat ze een andere mening mogen hebben zonder hun plek in het team op het spel te zetten.
Dat noemen we sociale veiligheid.
In een sociaal veilige werkomgeving zeggen medewerkers eerder:
“Ik begrijp deze instructie niet.”
“Ik denk dat deze planning niet haalbaar is.”
“De manier waarop je tegen me praat, zit me niet lekker.”
“Ik zie een risico.”
“Ik trek dit momenteel niet.”
Dat zijn misschien niet altijd de leukste boodschappen om te horen. Maar voor een organisatie zijn ze ongelooflijk waardevol.
Want problemen die uitgesproken worden, kun je onderzoeken. Problemen die onder tafel blijven liggen, groeien daar meestal rustig verder.
Open communicatie levert meer op dan een fijne sfeer
Communicatie op de werkvloer verbeteren wordt vaak gezien als iets voor de sfeer. Iets waardoor mensen prettiger samenwerken, minder gedoe hebben en met meer plezier naar hun werk gaan.
Dat klopt. Maar het effect gaat veel verder.
Wanneer mensen eerder vertellen wat er misgaat, worden fouten sneller ontdekt. Informatie wordt beter gedeeld. Er ontstaan minder misverstanden en werkzaamheden hoeven minder vaak opnieuw gedaan te worden.
Medewerkers durven vragen te stellen voordat ze op eigen houtje maar iets proberen. Ze waarschuwen eerder wanneer een planning niet haalbaar is. Ze delen ideeën, signaleren risico’s en spreken collega’s aan voordat een kleine irritatie uitgroeit tot een compleet stammenconflict.
Goede communicatie verbetert dus niet alleen de sfeer en het werkplezier. Het tikt rechtstreeks mee in de kwaliteit van het werk, de productiviteit, de veiligheid en uiteindelijk het bedrijfsresultaat.
De relatie tussen communicatie en ziekteverzuim
Een onveilige werkomgeving kan ook bijdragen aan stress en uitval.
Wanneer iemand zich niet vrij genoeg voelt om grenzen aan te geven, zorgen te delen of hulp te vragen, blijft de spanning langer bestaan. Een medewerker zegt niet dat het werk te veel wordt. Vertelt niet dat het gedoe binnen het team hem iedere nacht wakker houdt. En meldt misschien ook niet dat het gedrag van een collega of leidinggevende steeds verder over zijn grens gaat.
Aan de buitenkant lijkt het dan lange tijd goed te gaan.
Tot iemand zich ziekmeldt.
Natuurlijk heeft ziekteverzuim nooit maar één oorzaak. Toch kun je met een veilige, open communicatie wel degelijk eerder signalen opvangen. Je hoort sneller waar de druk oploopt, waar mensen vastlopen en waar iets binnen de samenwerking begint te schuren.
Daarmee voorkom je niet ieder ziektegeval. Maar je vergroot wel de kans dat je kunt handelen vóórdat iemand volledig uitvalt.
Waar begin je als mensen zich nog niet veilig uitspreken?
Niet door tijdens het volgende teamoverleg te vragen:
“Voelt iedereen zich hier eigenlijk wel veilig?”
De kans is groot dat iedereen elkaar even aankijkt, iemand “ja hoor” mompelt en jullie daarna snel doorgaan naar agendapunt vier.
Als de werkvloer nog niet veilig genoeg voelt om eerlijk te spreken, kun je niet verwachten dat mensen dit ineens openlijk gaan benoemen omdat er een vraag over wordt gesteld.
Begin daarom eens bij de woorden die wél worden uitgesproken.
Bij de vaste zinnen die dagelijks door het bedrijf vliegen. De opmerkingen die onschuldig klinken, maar waar vaak een compleet verhaal onder zit:
“Zo doen we het hier nu eenmaal.”
“Het zal wel weer.”
“Dat moet je niet persoonlijk opvatten.”
“Ik zeg maar niks.”
“Daar heb je hem ook weer.”
Juist zulke zinnen geven veel informatie over wat er binnen een team gebeurt. Als je samen leert kijken naar wat iemand zegt én wat daaronder kan zitten, ontstaat er voorzichtig ruimte voor het echte gesprek.
Niet meteen met alles op tafel.
Wel met iets beter luisteren naar wat er onder de woorden leeft.
Het werkvloerwoordenboek
helpt je met de eerste vertaling
Wees gerust, het is geen Dikke van Dalen met +1700 bladzijden
Het Werkvloerwoordenboek – Zo bedoelde ik het niet (en andere kletspraat) is een woordenboek vol herkenbare uitspraken van de werkvloer, inclusief de mogelijke vertaling van wat iemand eigenlijk bedoelt, denkt of nodig heeft.
Niet omdat wij gedachten kunnen lezen. En ook niet omdat iedere uitspraak altijd exact hetzelfde betekent. Maar wel omdat het helpt om verder te kijken dan de woorden alleen.
Zeker op een werkvloer waar mensen zich nog niet helemaal veilig voelen om rechtstreeks te zeggen wat er speelt, is dat rete handig.
Je hoeft dan niet meteen te beginnen met een groot gesprek over sociale veiligheid, onderlinge verhoudingen of alles wat er de afgelopen zeven jaar verkeerd is gegaan.
Je begint gewoon bij wat er wél gezegd wordt.
En kijkt samen eens naar wat het misschien écht betekent.
Hoe zit dat eigenlijk?
Zegt iedereen dat het prima gaat? Dan wordt het interessant
Wil je ontdekken wat veelgebruikte uitspraken op de werkvloer óók kunnen betekenen?
Download dan gratis het Werkvloerwoordenboek – Zo bedoelde ik het niet (en andere kletspraat).
Een lekker nuchtere vertaalhulp voor iedereen die vermoedt dat “het gaat prima” niet altijd betekent dat het ook werkelijk prima gaat.
Begin bij wat er gezegd wordt. Ontdek wat eronder leeft.
