Waarom een gezonde werkvloer niet begint bij regels,
maar bij mensen
Wat gebeurt er als morgen alle planners thuisblijven?
Of wat als alle heftruckchauffeurs morgen geen geldig certificaat meer hebben en niet meer mogen rijden. En stel dat de HR vanaf morgen er niet meer is en de monteurs zelf hun certificeringen, geldigheid van hun VCA en ziekmeldingen bij moeten houden inclusief bijkomende administratie. Of dat de directeur zelf de post moet gaan bezorgen, omdat de postbode zelf de weg niet meer weet.
Welk beroep is het belangrijkste binnen een bedrijf?
Een leuke vraag om eens over na te denken.
Is dat de directeur? Degene die de koers bepaalt en ervoor zorgt dat er voldoende werk binnenkomt?
Of is het de planner? Zonder planning weet tenslotte niemand waar hij moet zijn.
Misschien is het wel de monteur. Of de chauffeur. Want zonder hen komt het product of de dienst nooit bij de klant.
En hoe zit het eigenlijk met de administratie? Of de schoonmaker? Hun werk valt vaak minder op, maar wat gebeurt er als zij een paar weken wegvallen?
Waarschijnlijk is het antwoord helemaal niet zo ingewikkeld.
Geen enkel beroep is belangrijker dan een ander.
Iedereen heeft zijn eigen taak. En juist doordat al die taken samenkomen, kan een bedrijf doen waar het goed in is.
Toch lijken we dat soms te vergeten
Een bedrijf draait nooit op één persoon
Binnen veel bedrijven wordt onbewust onderscheid gemaakt tussen belangrijke en minder belangrijke functies. Dat is ergens ook begrijpelijk. De ene functie brengt nu eenmaal andere verantwoordelijkheden met zich mee dan de andere.
Maar betekent dat ook dat de ene functie belangrijker is dan de andere? En betekent dat dan ook dat de ene medewerker belangrijker is dan de andere?
Stel dat morgen alle planners besluiten thuis te blijven.
Dan moeten monteurs zelf hun planning maken. Telefoontjes beantwoorden. Klanten informeren. Onderdelen bestellen. Ineens zijn zij niet alleen monteur, maar ook planner.
Hetzelfde gebeurt wanneer de administratie een paar weken uitvalt. Facturen moeten nog steeds worden verstuurd. Betalingen moeten worden gecontroleerd en de telefoon blijft gewoon overgaan. Dat werk verdwijnt niet. Het komt alleen op het bord van iemand anders terecht.
En wat gebeurt er wanneer de directeur een maand afwezig is? Dan blijkt ineens hoe belangrijk het is dat iemand richting geeft, beslissingen neemt en vooruitkijkt.
Zo heeft iedere functie zijn eigen verantwoordelijkheid.
Niet omdat de één belangrijker is dan de ander, maar omdat iedere taak de andere ondersteunt.
Misschien kijken we daarom soms te veel naar functies en te weinig naar het geheel.
Wat een roedel ons kan leren
Binnen onze De Roedelmethode™ wordt op een vergelijkbare manier naar groepen gekeken.
Wanneer mensen aan een roedel denken, denken ze vaak aan één leider die bepaalt wat er gebeurt. In werkelijkheid werkt een gezonde roedel veel meer samen dan we vaak denken. Denk eens aan een wolvenroedel.
De ene wolf jaagt.
Een andere bewaakt de omgeving.
Weer een andere blijft bij de jongen.
Op het eerste gezicht lijken dat heel verschillende taken. Toch zijn ze allemaal nodig.
Want als niemand op de jongen past, kunnen de jagers hun werk niet doen.
En als er niet wordt gejaagd, is er geen voedsel voor de groep. De waarde van een taak zit dus niet in de inhoud van het werk, maar in de bijdrage die die taak levert aan het voortbestaan van de groep.
De mens is van nature een groepsdier en leeft volgens de roedelprincipes. We lijken dus meer op wolven dan dat we denken of beseffen. Binnen een bedrijf is dat niet anders en hanteren we, vaak onbewust, ook de principes van een roedel.
Waarom maken bedrijven dan eigenlijk zoveel regels?
Wanneer er iets misgaat binnen een bedrijf, ontstaat vaak dezelfde reflex.
Er komt een nieuwe regel.
Dat voelt logisch. Regels lijken duidelijkheid te geven en kunnen in sommige situaties ook noodzakelijk zijn. Zeker wanneer veiligheid of wetgeving een rol speelt.
Toch lossen regels lang niet altijd het echte probleem op.
Want een regel vertelt vooral wat iemand moet doen.
Een regel zorgt er niet automatisch voor dat iemand begrijpt waarom die regel bestaat of zich verantwoordelijk voelt om zich eraan te houden.
Misschien is dat ook de reden dat bedrijven steeds meer regels krijgen.
Wanneer mensen geen eigenaarschap voelen, ontstaat de behoefte aan controle.
En controle leidt vaak tot nieuwe regels.
Wat gebeurt er als regels afspraken worden?
Misschien is het interessanter om regels eens te bekijken vanuit een andere invalshoek.
Wat zou er gebeuren wanneer je niet begint met regels, maar met afspraken?
Afspraken maak je namelijk samen.
Niet alleen de directie, niet alleen leidinggevenden, ook medewerkers praten mee.
Samen bespreek je wat belangrijk is voor het bedrijf, hoe je met elkaar wilt samenwerken en wat je van elkaar mag verwachten.
Dat vraagt misschien wat meer tijd aan de voorkant.
Maar het levert ook iets op.
Mensen begrijpen beter waarom een afspraak is gemaakt, voelen zich verantwoordelijk voor de inhoud en durven elkaar daar ook eerder op aan te spreken.
Niet omdat “het moet”.
Maar omdat zij zelf onderdeel zijn geweest van het maken van die afspraak.
Dat is een wezenlijk verschil.
Afspraken hoeven niet voor altijd hetzelfde te blijven
Een bedrijf verandert voortdurend.
Er komen nieuwe collega’s, klanten veranderen, de maatschappij verandert.
Ook wet- en regelgeving blijft zich ontwikkelen.
Waarom zouden afspraken dan nooit mogen veranderen?
Juist door regelmatig met elkaar in gesprek te gaan, blijven afspraken passen bij de mensen die er werken én bij de uitdagingen van dat moment.
Zo’n gesprek levert vaak meer op dan alleen nieuwe afspraken.
Je ontdekt hoe mensen in hun werk zitten. Je hoort waar frustraties ontstaan, waar onduidelijkheid is of waar juist goede ideeën leven. Problemen worden daardoor vaak eerder zichtbaar en kunnen besproken worden voordat ze uitgroeien tot conflicten of verzuim.
Misschien is dat wel de grootste winst.
Niet dat de afspraken veranderen.
Maar dat mensen ervaren dat hun mening ertoe doet.
En misschien begint een gezonde werkvloer daar wel.
Niet bij regels.
Niet bij controle.
Maar bij de overtuiging dat iedere taak waardevol is, dat iedereen een bijdrage levert aan het geheel en dat je samen verantwoordelijk bent voor de manier waarop je met elkaar samenwerkt.
Want een bedrijf is uiteindelijk geen verzameling functies.
Een bedrijf is een groep mensen die elkaar nodig heeft.
Welke eerste stap kan een bedrijf zetten naar een
gezondere werkvloer?
Begin niet direct met nieuwe regels of protocollen. Ga eerst met elkaar in gesprek. Welke afspraken werken goed? Welke niet meer? En voelt iedereen zich verantwoordelijk voor die afspraken? Juist die gesprekken leveren vaak de mooiste inzichten op en vormen een goede basis voor blijvende verandering.
Hoe zit dat eigenlijk?
Nieuwsgierig hoe wij naar een werkvloer kijken?
Bij Opdewerkvloer kijken we niet alleen naar gedrag, communicatie of leiderschap. We kijken naar het geheel. Naar de mensen, de onderlinge samenwerking en de rol die iedereen daarin vervult.
Vanuit de De Roedelmethode™ helpen we organisaties om niet alleen problemen op te lossen, maar vooral te begrijpen waardoor ze ontstaan.